Apie mus

CIVITTA privatumo politika – darbuotojai

Kai jūs bendradarbiaujate su UAB "CIVITTA" (šioje privatume politikoje "CIVITTA"), mes galime apdoroti jūsų, kaip darbuotojo ar buvusio darbuotojo, informaciją ("asmens duomenis") apie jus.

Mes saugome jūsų asmens duomenis ir privatumą, imdamiesi visų atitinkamų priemonių pagal galiojančius teisės aktus, įskaitant ES reglamentą 2016/679, kuris vadinamas Bendruoju duomenų apsaugos reglamentu (BDAR).

Šiame privatumo pranešime nurodoma, kaip CIVITTA gali naudotis jūsų asmens duomenimis, kaip užtikriname jų apsaugą ir kokias privatumo teises jums suteikia įstatymai.

Šiame pranešime "mes" ir "mūsų" bus nuorodos į CIVITTA, o "jūs" ir "jūsų" bus nuorodos į darbuotojus ir buvusius darbuotojus.

1. Kodėl mes apdorojame jūsų asmens duomenis?

Vykdant ir užtikrinant sklandžią kasdienę įmonės veiklą mes galime susidurti su jūsų asmens duomenimis, kurie gali būti apdorojami. Šiuos duomenis daugiausiai teikiate jūs, sudarant sutartinius darbo santykius su CIVITTA. Asmens duomenys bus apdorojami ir toliau pateikiami pagal darbo santykius, visada atsižvelgiant į konkretų ir aiškiai apibrėžtą tikslą.

Toliau apibūdinti pagrindiniai tikslai kodėl mes galime apdoroti jūsų asmens duomenis.

Jei šiuo metu esate darbuotojas, jūsų duomenys gali būti apdoroti, kad:

  • Sudarytume ir valdytume teisinius sutartinius santykius su jumis;
  • atsakytume į klientų pageidavimus, kiek tai susiję su konkrečiais darbuotojais;
  • užtikrintume tinkamas mokymo ir profesinio tobulėjimo galimybes;
  • įvertintume jūsų darbo rezultatus;
  • apskaičiuotume ir sumokėtume jūms priklausantį atlyginimą už darbą;
  • kurtume tinkamą socialinę aplinką;
  • kurtume su darbu susijusius statistinius duomenis;
  • užtikrintume darbo patalpų saugumą;

Pasibaigus mūsų darbo santykiams, jūsų duomenys gali būti apdoroti, kad:

  • palaikytume ryšius, užtikrinant sklandų pradėtų bendrų projektų tęstinumą;
  • pasiūlytume potencialas bendradarbiavimo galimybes;
  • kviestume jus į alumni susitikimus.

2. Dėl kokių teisinių priežasčių mes apdorojame jūsų asmens duomenis?

Kai vykdomas vienas iš pirmiau minėtų tikslų, turime aiškiai apibrėžtą teisinį pagrindą, kad galėtume apdoroti jūsų duomenis. Todėl kiekvienai galimai apdorojimo veiklai CIVITTA užtikrina, kad taikomas bent vienas iš šių teisinių pagrindų:

  • mes vykdome susitarimą tarp jūsų ir CIVITTA;
  • mes laikomės teisinių įsipareigojimų pagal mūsų jurisdikcijose taikomus įstatymus;
  • jūs suteikėte mums savo sutikimą naudoti jūsų asmens duomenis konkrečiam tikslui;
  • mes turime teisėtą interesą naudoti jūsų duomenis nurodytam tikslui, ir šis interesas neatspindi jūsų;

Teisėtas interesas gali būti palyginti plačiai interpretuojamas kaip teisinis pagrindas. Siekdami aiškumo šiuo aspektu, mes manome, kad mūsų teisėtas interesas, susijęs su darbuotojais ir buvusiais darbuotojais, yra:

  • mūsų klientų bazės išplėtimas;
  • mūsų darbuotojų formavimas ir mokymas;
  • kvalifikuotų kandidatų įdarbinimas;
  • sukurti CIVITTAI teigiamą išorinę reputaciją;
  • gerinti mūsų paslaugų kokybę;
  • keitimasis informacija tarp skirtingų CIVITTA subjektų (grupės vidaus perkėlimai);
  • palaikyti verslo kontaktų tinklą.

Be to, mes taip pat turime galiojantį teisinį pagrindą, jei mes:

  • tvarkome jūsų duomenis, siekiant apsaugoti jūsų ar kito asmens interesus;
  • atliekame užduotį visuomenės labui arba turime vykdyti oficialios institucijos mums suteiktą nurodymą.

Mes galime naudoti jūsų duomenis tik aukščiau išvardytiems interesams tol, kol tai nepažeis jūsų interesų ir prigimtinių teisių. Atsižvelgiant į tai, kiekvieną kartą, kai bus naudojamas bet kuris iš šių teisinių pagrindų, mes atliksime balanso testą tarp šių interesų ir jūsų teisių bei laisvių, kad pastarosios nebūtų neproporcingai apribotos.

3. Kurias jūsų asmens duomenų kategorijas mes naudojame?

Kaip minėta viršuje, vykdydami mūsų iškeltus tikslus tvarkome keletą asmens duomenų kategorijų. Todėl. kad galėtume išsamiai ir aiškiai parodyti, kokius duomenis turime ir kokius duomenis galime naudoti, mes juos išskiriame taip:

  • Bendra informacija: vardas, pavardė, namų adresas, pareigos, telefono numeris, el. paštas, banko sąskaita, parašas, asmens kodas, socialinio draudimo numeris, šeimyninė padėtis, darbingumas (medicininė išvada);
  • Darbo užmokesčio administravimas ir atlyginimų bei premijų apskaičiavimas: darbo valandos, atlyginimo dydis, išlaidos, įvertinimo rezultatai, metinis atlyginimas, atlyginimas ir premijos, vaikų skaičius (vaiko gimimo liudijimai), motinystės atostogų informacija, išeiginės dėl ligos, atostogų trukmė ir išeiginės;
  • Mokymai, profesinis tobulėjimas ir vertinimas: egzaminų ir vertinimo informacija, vertinimo rezultatai, asmeninio tobulėjimo plano informacija, atlyginimo padidėjimas, karjeros istorija;
  • Privalumai darbuotojams: vairuotojo pažymėjimo numeris ir informacija, geografinės vietos duomenys (maršrutas, atstumas, taksi ar nuomojamų automobilių naudojimas), įmonės telefono numeris ir informacija apie jūsų skambučius ir duomenų naudojimą;
  • Verslo kelionės ir parama vizos išdavimui: paso informacija, nuotrauka, papildoma informacija, kurios reikalauja ambasados;
  • Timebase profilis: privalomi duomenys apima el. paštą, atlyginimą, poziciją, projekto kodus, darbo valandų skaičių, atostogas, išeiginės, išeiginės dėl ligos, nuotraukas, telefono numerį. Pagal savo sprendimą taip pat galite pateikti darbo patirtį, skype identifikaciją, pažymėjimus, skirtingų kalbų mokėjimas, išsilavinimą;
  • Vaizdo stebėjimas ir įėjimas į patalpas: prieigos kortelės numeris, įmonės pavadinimas, įrašo ir išėjimo žurnalai, vaizdo įrašai;
  • Socialiniai aspektai ir publikacijos: nuotraukos ir kontaktinė informacija;
  • "Gmail" ir "Google" disko naudojimas: paskutinio prisijungimo laikas, galimas saugojimo vietos kiekis. Pasibaigus sutarčiai: prieiga prie "Gmail" ir "Google" disko informacijos;
  • Personalo samdymas ir personalas samdomiems darbuotojams: pareigos, projektai, užimtumo lygis, atostogų informacija, verslo komandiruočių informacija, informacija apie patirtį ir dalyvavimą projektuose;
  • Alumni tinklo valdymas: vardas, pavardė, el. paštas, telefono numeris, nuotrauka;

Specialiosios asmens duomenų kategorijos

Specialios asmens duomenų kategorijos yra duomenys, atskleidžiantys rasinę ar etninę kilmę, politines pažiūras, religinius ar filosofinius įsitikinimus ar narystę profesinėse sąjungose, taip pat genetinių ir biometrinių duomenų apdorojimas, siekiant unikaliai identifikuoti fizinį asmenį, duomenys apie sveikatą ar duomenys dėl fizinio asmens seksualinio gyvenimo ar seksualinės orientacijos.

Jūsų sutartinių santykių su CIVITTA metu mes galime apdoroti tokio pobūdžio asmens duomenis tik ribotuose atvejuose, visada laikydamiesi tvirto teisinio pagrindo.

  • pasirašyti darbo sutartį ir skirti socialines išmokas (sveikatos duomenys);
  • garantuoti mūsų patalpų saugumą (vaizdo / biometriniai duomenys);
  • ir kai turime jūsų sutikimą tai padaryti (nuotraukos renginiuose ir jų paskelbimas).

4. Asmens duomenų laikymas, saugojimas ir ištrynimas

CIVITTA užtikrina, kad jūsų duomenys būtų saugomi centralizuotai ir organizuotai, atitinkamose žmogiškųjų išteklių vidaus informacinėse sistemose. Jūsų informacija taip pat gali būti saugoma saugiose įmonės el. pašto paskyrose, grupės duomenų perdavimo atvejais. Papildomai, atspausdinti ir kiti popieriniai dokumentai (pvz., darbo sutartis) yra saugomi tinkamose fizinėse saugyklose.

Mes užtikriname saugumą, įdiegiant išsamią prieigos teisių sistemą, kuri užtikrina, kad tik įgaliotas ir kompetetingas personalas turėtų unikalią prieigą prie duomenų tik dėl teisėtų ir aiškiai apibrėžtų tikslų.

Mūsų saugojimo laikotarpiai grindžiami keliais aiškiai apibrėžtais kriterijais. Todėl duomenys bus saugomi tol, kol mes aktyviai siekiame vieno iš pirmiau išvardytų tikslų ir tol, kol tam turime tam teisinį pagrindą. Be to, duomenys taip pat yra saugomi, kad būtų laikomasi teisiškai įpareigotų saugojimo laikotarpių, kurie yra išvardyti toliau:

  • Asmens bylų dokumentai - 10 metų saugojimo laikotarpis - Lietuvos vyriausiojo archyvo įsakymas dėl bendrųjų dokumentų saugojimo sąlygų tvirtinimo;
  • Darbo sutartys ir jų priedai - 50 metų saugojimo laikotarpis - Lietuvos vyriausiojo archyvo įsakymas dėl bendrųjų dokumentų saugojimo sąlygų patvirtinimo.

5. Asmens duomenų perdavimas

Mūsų veiklos eigoje, jūsų asmens duomenys gali būti perkelti į mūsų įmonių grupę (įmonių grupių pervedimu) ir pasidalinti su išoriniais partneriais (papildomų grupių perdavimai).

5.1. Asmens duomenų perdavimai grupės viduje

CIVITTA yra sudaryta iš skirtingų juridinių asmenų, kurie sudaro tai, kas vadinama įmonių grupe. Siekdami savo veiklos, asmens duomenys gali būti keičiami siekiant:

  • atsakyti į klientų prašymus ir poreikius;
  • bendradarbiauti su darbuotojais iš kitų filialų; ir
  • kitoms įmonių grupių subjektams suteikti paslaugas

CIVITTA plėtoja holistinį požiūrį į pareiškėjų asmens duomenų apsaugą, todėl užtikrina, kad jums būtų taikomos tos pačios garantijos ir teisės visoje įmonių grupėje.

5.2. Papildomi asmens duomenų perdavimai

Savo veiklos eigoje CIVITTA gali dalintis jūsų asmens duomenimis su subjektais, esančiais ne mūsų įmonių grupėje. Tai vyksta pagrinde su:

  • klientais, remdamiesi jūsų aiškiu sutikimu arba vykdydami sutartinius ar teisinius įsipareigojimus (pvz., vykdydami projektą ar pateikdami paraišką konkursui);
  • valdžios ar teisėsaugos institucijomis, kurios pateikė prašymą ar vykdo teisinį reikalavimą;
  • trečiosiomis šalimis, kurios teikia paslaugas, susijusias su mūsų verslo tikslais (pvz., telekomunikacijų bendrovės, viešbučiai, kelionių agentūros).

Be duomenų perdavimo už savo grupės ribų, CIVITTA taip pat gali gauti jūsų asmens duomenis iš trečiųjų šalių, su kuriais esame sudarę sutartis:

  • iš klientų - atsiliepimai apie jūsų atliktų užduočių atlikimą;
  • iš paslaugas teikiančių įmonių - duomenys apie tam tikrų paslaugų naudojimą, kurios teikiamos darbuotojams (taksi, automobilių paslaugos ir mobilusis telefonas)

5.3. Tarptautiniai perdavimai už EEE ribų

Dėl mūsų tarptautinės struktūros ir veiklos išskaidymo, dalis mūsų veiklos ir klientų gali būti už Europos ekonominės erdvės ribų (ES valstybės, Islandija, Norvegija ir Lichtenšteinas). Todėl galime perduoti jūsų asmens duomenis už EEE ribų į šalis be adekvataus Europos Komisijos sprendimo.

Siekiant užtikrinti ES lygio duomenų apsaugą, CIVITTA naudoja standartines, Europos Kimisijos patvirtintas, sutarties sąlygas visiems mūsų tarpvalstybiniams perdavimams, kurios atitinka BDAR reikalavimus tokioms operacijoms.

6. Jūsų teisės

6.1. Teisė naudotis savo asmens duomenimis

Jūs galite paprašyti, ir turite teisę gauti iš mūsų apžvalgą apie mūsų turimus asmens duomenis: iš kur mes juos gavome ir kam mes tai naudojame. Jūs galite gauti informaciją apie tai, kiek laiko mes saugome jūsų duomenis ir kas gauna duomenis apie jus. Tačiau jūsų teisė susipažinti su dokumentais gali būti apribota teisės aktais, kitų asmenų privatumo apsauga ir mūsų verslo privatumo sumetimais. Mūsų praktinės žinios, konfidencialūs duomenys, taip pat ir vidiniai įvertinimai ir medžiagos gali būti apsaugoti nuo teisės į duomenų apžvalgą.

6.2. Teisė ištaisyti ir ištrinti duomenis

Jei pastebėjote, kad asmeninė informacija, kurią mes turime apie jus, yra neteisinga, neišsami ar neaktuali, jūs turite teisę ištaisyti ar ištrinti duomenis taikydami apribojimus, numatytus galiojančiuose teisės aktuose ir teisėje į duomenų apdorojimą.

6.3. Teisė į naudojimo apribojimus

Jei manote, kad duomenys, kuriuos apdorojome apie jus, yra neteisingi arba neišsamūs, arba jei prieštaraujate dėl duomenų naudojimo, galite reikalauti, kad mes apribotume šių duomenų naudojimą saugykloje. Naudojimas bus apribotas saugykloje, kol bus galima nustatyti duomenų taisyklingumą, arba bus patikrinta, ar mūsų teisėti interesai viršija jūsų interesus.

Jei turite teisę ištrinti jau užregistruotus duomenis apie jus, galite paprašyti mums apriboti šių duomenų naudojimą saugykloje.

6.4. Teisė į duomenų perkėlimą

Jei mes naudojame duomenis, turint jūsų sutikimą arba susitarimą ir duomenų apdorojimas yra automatizuotas, jūs turite teisę gauti jūsų pateiktų duomenų kopiją elektroniniu formatu.

6.5. Teisė prieštarauti

Jūs turite teisę prieštarauti, kad CIVITTA apdorotų jūsų asmens duomenis, kai mes pasitelkiame mūsų teisėtą interesą dėl tokios veiklos, kai atliekame užduotis viešojo intereso tikslais arba tiesioginės rinkodaros tikslais.

6.6. Automatinis individualus sprendimų priėmimas

Jūs taip pat turite teisę prieštarauti sprendimui, kuris grindžiamas tik automatizuotu apdorojimu, įskaitant profiliavimą. Tokiose situacijose CIVITTA užtikrins tinkamas priemones, skirtas jūsų teisėms apsaugoti, pagrinde teisę į žmogaus įsikišimą, persvarstant tokius atvejus.

Jums bus pranešta, ar automatizuotas sprendimų priėmimas bus atliekamas jūsų asmens duomenų atžvilgiu.

6.7. Sutikimo nutraukimas

Jei mes apdorojame asmens duomenis pagal jūsų sutikimą, jūs galite atsiimti savo sutikimą atskleisti duomenis bet kuriuo metu. Taip pat atkreipkite dėmesį, kad mes ir toliau galime naudoti jūsų asmens duomenis, jei turėsime įvykdyti teisines ar sutartines prievoles.

7. Tikslumas ir jūsų asmens duomenų atnaujinimas

Mes nuolat atnaujinsime jūsų asmens duomenis kol tai bus saugoma mūsų duomenų bazėje. Tai daroma vidaus organizavimo tikslais ir siekiant užtikrinti geresnį atitikimą tarp kliento poreikių ir prašymų bei jūsų įgūdžių. Šiuo atžvilgiu galite atnaujinti savo duomenis, rašydami į elektroninį paštą: info@civitta.lt. Tam tikros duomenų kategorijos, susijusios su jūsų profesiniais įgūdžiais ir kontaktine informacija, gali būti tiesiogiai atnaujinamos "Timebase" platformoje jūsų asmeninėje anketoje.

8. Šios privatumo politikos atnaujinimai

Mes kartais galime peržiūrėti šią Politiką paskelbdami atnaujintą versiją mūsų svetainėje. Jei bus padaryti esminiai pakeitimai, kurie gali reikšmingai daryti įtaką jūsų teisėms arba padidinti jūsų atsakomybes, mes apie tai pranešime. Mes galime pranešti apie pokyčius ir kitomis aplinkybėmis. Mes rekomenduojame periodiškai peržiūrėti šį puslapį, kad gautumėte naujausią informaciją apie mūsų privatumo praktiką.

9. Kontaktiniai duomenys ir skundų pateikimas

Visada galite su mumis susisiekti kaip duomenų valdytojas, jei turite klausimų apie savo teises į privatumą ir apie tai, kaip mes registruojame ir naudojame asmens duomenis. Mūsų biuro adresas Lietuvoje yra Gedimino pr. 27, Vilnius, o susisiekti galite su atsakingu asmeniu el. paštu: info@civitta.lt.

Jei esate nepatenkintas, kaip tvarkome jūsų asmens duomenis, ir esate nepatenkinti bendravimu su atsakingu asmeniu, galite pateikti skundą Valstybinės duomenų apsaugos inspekcijai, kurios kontaktinė informacija pateikta apačioje.

Duomenų apsaugos institucijos kontaktiniai duomenys

Valstybinė duomenų apsaugos inspekcija

A. Juozapavičiaus g. 6, 09310 Vilnius Tel. (8 5) 271 2804, 279 1445; El. paštas ada@ada.lt